Ein weitgehend reibungsloser Betrieb der EDV ist nicht selbstverständlich oder delegierbar. Einige einfache Regeln können diesen entscheidend unterstützen und alle Mitarbeiter verantwortlich handeln und Initiative zeigen.
Vielfalt muss gepflegt werden. Die schnelle Austauschbarkeit von - möglichst wenigen verschiedenen - Komponenten ist das Fundament des rationellen Arbeitens.
Unterschiedliche Konfiguration ist nicht mehr so problematisch wie früher. Bei einer vorgesehenen Nutzungsdauer von 4 Jahren ist ein kontinuierlicher Austausch von 5% des PC-Bestandes im Vierteljahr sinnvoll. Schneller Ersatz bei Ausfällen wird durch Vorhaltung von 2% des Bestandes oder mindestens zwei PCs - fertig installiert und konfiguriert - als Reserve erreicht.
Möglichst ist nur eine Version im Einsatz. Da das Betriebssystem beim Kauf der Hardware sehr günstig erworben werden kann, sind in der Praxis meist zwei Generationen zu finden. Jegliche Home- und Windows 9x-Varianten sind nicht für das Büro gemacht und verursachen dort mehr zusätzlichen Aufwand wie Kostenersparniss.
Einerseits sind immer komplexere Aufgaben mit verschiedenen Tools zu erledigen, andererseits erleichtert eine Standard-Konfiguration für alle Mitarbeiter das Leben des Installateurs (Administrators). Aus dem Dilemma kommt man raus, wenn selten gebrauchte Programme auf einem Terminalserver installiert werden. Anwendungen für viele Benutzer sind am besten auf einem Webserver aufgehoben. Bei der Planung sind auch die Lizenzkosten zu berücksichtigen, die korrekte Berechnung fällt jedoch häufig auch den Software-Herstellern schwer.
Die Größe des Monitors, die Generation des Notebooks sind immer noch Statussymbole um die teilweise heftig gestritten wird. Die Auswahl der Geräte ist ein heikler gruppendynamischer Prozess. Klare, nachvollziehbare und konsequent angewendete Regeln für Ersatzbeschaffung dienen dem Betriebsfrieden.
die allseitsbekannte 80/20-Regel sagt, daß mit 20% des Aufwandes 80% der Aufgaben erledigt werden können und im Umkehrschluss 20% der Aufgaben 80% der Arbeit verursachen. Die Herausforderung ist nun die lohnenden 80% von den uneffektiven 20% zu unterscheiden.
Support kostet Geld, es gibt keine unerschöpfliche Quelle von Wissen und Unterstützung. Um das knappe Gut möglichst gerecht dh. effizient für die Firma zu verteilen gibt es Vereinbarungen (Service-Level-Agreements) in denen geregelt ist:
Der Aufwand für Sicherheit stieg in den letzten Jahren konstant. Diese Instrumente sollten eingerichtet sein:
Zunächst wird der Datenbestand gegliedert nach den Kriterien:
Dann wird das passende Sicherungsverfahren gewählt z.B.
betriebsentscheidende Daten, die sich laufend ändern:
Die ersten beiden Verfahren kann man bei Daten, die sich selten ändern - und leicht rekonstruiert werden können - weglassen.
Downloads aus dem Internet müssen nicht aufwendig gesichert werden, daher lohnt es sich diese getrennt von den Betriebsdaten zu speichern.
Ein bewährtes Schema für den Einsatz von Wechseldatenträger wie Bänder oder DVD-RW ist:
4 Medien Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag
4 Medien Woche 1, Woche 2, Woche 3, Woche 4
12 Medien für jeden Kalendermonat
Für den Fall eines Brandes oder einer Überschwemmung wandert mindestens einmal jährlich ein Datenträger in den Safe auf der Bank oder unter das Kopfkissen zuhause. Wenn es geht kauft man jährlich 20 neue Datenträger.
Erst mal muss eine Abteilung handlungsfähig werden, d.h. die immer wiederkehrenden Probleme des Alltags dürfen nicht den Grossteil der Zeit verbrauchen. Veränderung fängt deshalb an mit:
Erst wenn so verfügbare Zeit geschaffen wurde kann es losgehen mit Neuerungen. Besser nicht zu viel auf einmal.
Wenn der Rücken frei ist, das Ziel überschaubar, dann hat man auch die Kraft dieses unbedingt zu erreichen.
Werkzeuge
Liebstes Thema vieler EDV-Fachmenschen ist die Überlegenheit der
eingesetzten Werkzeuge (Betriebssystem, Programmiersprache usw.). Diese
Auseinandersetzung nehmen viel Zeit in Anspruch und haben leider all zu oft den
Charakter von Glaubenskriegen. Wenn die Entscheidung einmal getroffen ist, muss
auch die Debatte aufhören. Jeder kann nach seiner Facon selig werden, aber eine
Gruppe braucht auch Geschlossenheit und Konzentration der Kräfte.
Projekte
Die Projektphasen Analyse, Planung, Programmierung, Test, Training,
Einführung setze ich als bekannt voraus bzw. sind in jedem Lehrbuch nach zu
lesen.
Die meisten Menschen fürchten sich vor Veränderungen. Deshalb ist es wichtig, das Ziel und den Weg dahin zu zeigen und möglichst wenig "Überraschungen" zu produzieren. Andererseits darf man auch nicht mit Scheuklappen durchs Leben gehen, sollte sich vorurteilslos informieren und wenn die Situation es erfordert auch einen radikalen Schwenk ausführen, nur eben nicht dauernd hin und her manövrieren. Das erfordert auch einige Überzeugungskraft, da es immer Leute gibt, die eine bessere Idee haben.
Grosses Problem sind die vom Anwender nach abgeschlossener Planung vorgebrachten Änderungswünsche. Ich tendiere dazu, viel Zeit in der Angebotsphase in einen Prototypen der Anwendung zu investieren und diesen als Grundlage des Projektes (schriftlich) zu fixieren um damit die Wahrscheinlichkeit von Änderungswünschen zu verringern. Der Aufwand wird grosszügig kalkuliert um Reserve bei evt. technischen Problemen zu haben. Meist bleibt noch etwas Luft für die eine oder andere kleine "Zugabe". Vorsicht mit dem kleinen Finger und der ganzen Hand.